8 tool fondamentali per il tuo ufficio digitale


Postato in data febbraio 1st, da Riccardo Esposito in News. 4 comments

Hai un ufficio. Hai un numero civico che contraddistingue lo spazio nel quale riunisci i tuoi collaboratori e accogli i tuoi clienti. Hai personalizzato il tuoi ufficio, lo hai reso unico. Rispecchia la tua azienda. Ma c’è un dettaglio che rompe gli equilibri: hai bisogno di un ufficio digitale.
ufficio digitale
Cosa è un ufficio digitale? Un insieme di applicazioni per essere sempre operativo, anche quando non hai il tuo computer e la tua scrivania. In effetti è un controsenso: con l’ufficio digitale sei sempre online, sempre disponibile. Quindi puoi lavorare ovunque. Vuoi questo? Sei sicuro?

In qualche caso è necessario, indispensabile. A volte la tua libertà si ritaglia proprio in questa circostanza: avere sempre gli strumenti indispensabili per lavorare, per gestire i flussi con colleghi e clienti. E ottimizzare i tempi. Insomma, oggi l’ufficio digitale (per freelance e non solo) è indispensabile.

Ma quali sono i passaggi indispensabili per crearlo? Cosa devi usare e installare sul tuo portatile? Cosa devi segnare nei preferiti del browser? Ecco tutto quello che uso per ottimizzare il mio ufficio online.

1. Flussi di lavoro

Il primo passaggio da ottimizzare: i flussi di lavoro. Devi avere uno strumento per organizzare e monitorare i task, i passaggi necessari per portare a termine il tuo lavoro. O meglio, uno dei lavori che stai affrontando in un determinato momento. Usi il block notes? Puoi sfruttare uno dei tanti tool per organizzare task di lavoro:

  • Asana
  • Trello
  • Basecamp
  • Pivotal

Ogni tool ha le sue caratteristiche che dovrebbero allinearsi con le necessità del team. Ad esempio, in base alla mia esperienza personale, Trello è una realtà utile per piccoli team con esigenze limitate. Mentre i prodotti Basecamp offrono servizi focalizzati. Senza dimenticare che Trello è un tool gratuito, ma al tempo stesso offre tanto per organizzare il tuo lavoro.

2. Fatturazione online

Non puoi rinunciare a un programma di fatturazione online se stai organizzando il tuo ufficio. Di solito questi servizi sono a pagamento, ma offrono una comodità senza pari: avere sempre con te le fatture elettroniche. Le puoi modificare in qualsiasi momento, e con l’home banking puoi gestire la contabilità sulla sedia a sdraio. O sulla poltrona di casa.

3. Documenti sempre online

I tool utili per pianificare flussi di lavoro possono organizzare anche documenti, ma per creare e archiviare file in cloud io consiglio sempre e comunque Google Drive. Il motivo?

All’interno di questa piattaforma di Mountain View trovi tutto: archivio fino a 15 Gb, editore di testo, foglio di calcolo, tool per creare presentazioni, disegni e questionari. Google Drive diventa, a tutti gli effetti, un sostituto di Office.

La vera differenza: hai tutto online. E puoi condividere documenti e cartelle con i collaboratori, puoi inviare le persone coinvolte in un progetto a modificare i tuoi lavori. Anche in contemporanea, ognuno con il proprio cursore. Google Drive è la suite definitiva per portare sul cloud i tuoi lavori.

Quanto costa Google Drive? Fino a 15 Gb di spazio il costo è zero, se vuoi archiviare grandi quantità di contenuti ci sono dei costi mensili. Costi che, in tutta onestà, sono poca cosa rispetto alle possibilità offerte anche perché i documenti su Google Drive possono essere consultati ovunque. Anche da mobile.

4. Chat interne

Spesso le aziende numerose utilizzano delle chat interne per comunicare nel modo più veloce possibile, e per rendere pubblica ogni novità. La chat diventa una sorta di circolare interna: puoi usare Skype, certo, ma esistono anche delle applicazioni specifiche per azienda. Tipo Yammer.

5. Archiviare e condividere

Anche se Google Drive è fondamentale per creare il tuo ufficio online, la grande differenza in termini di archivio online te la dà Dropbox. Ovvero uno degli strumenti più sicuri e utilizzati per archiviare documenti attraverso il cloud, per condividere lavori con i colleghi e per avere sempre tutto ciò che ti serve con te.

dropboxL’applicazione Dropbox, infatti, si installa su tutti i dispositivi per raggiungere i tuoi documenti ovunque. Anche da mobile, basta avere l’applicazione o raggiungere il sito.

Tra le mille funzioni di Dropbox hai anche la possibilità di condividere cartelle con un link, puoi renderle pubbliche e raggiungibili da chiunque e far scadere questo privilegio dopo un periodo di tempo stabilito. Ma quest’ultima funzione è disponibile solo per account a pagamento. Dropbox è disponibile in diverse versioni (la prima gratuita) che ti aiuteranno a migliorare il tuo ufficio.

6. Una email sempre attiva

C’è chi preferisce gestire la propria email da client desktop come Outlook e chi lavora su web client come Gmail. La differenza sta nella possibilità di raggiungere la propria posta elettronica anche senza connessione a internet. In ogni caso la regola è questa: scegli la soluzione migliore per le tue abitudini.

Io preferisco sempre Gmail: ti consente di organizzare le email in flussi precisi, impara delle tue azioni e abitudini, nidifica con chiarezza le email, personalizza la firma email. E combatte lo spam.

Gmail offre una serie di accessori per migliorare la tua attività, e ti permette di reindirizzare su un’unica email i messaggi di diverse caselle. Anche quelli con posta elettronica PEC. Quindi Gmail è una soluzione utile se vuoi ricevere o inviare email da più indirizzi, e se hai bisogno di uno strumento per gestire la posta elettronica come un vero professionista.

7. Social network

I social possono diventare strumenti per migliorare il tuo ufficio online? Certo, puoi aprire un gruppo segreto su Facebook e utilizzarlo per comunicare con le persone del team. Certo, non è una soluzione applicabile a tutti gli uffici: una situazione corporate può aver bisogno di chat interne come Yammer. Ma il gruppo Facebook è la soluzione perfetta per il social media marketing team. O per redazioni di blogger.

8. Ricorda tutto con Evernote

Un tool che può fare la differenza nel tuo ufficio 2.0. Evernote ti dà la possibilità di archiviare contenuti che trovi online in taccuini dedicati a singoli argomenti. Stai curando un progetto dedicato ai nuovi uffici di design? Fai un po’ di web surfing e trovi un articolo interessante: cosa fai? Condividi il link nella chat, suggerisci al grafico di prendere nota dell’immagine e al blogger di ricordare la fonte…

Con Evernote devi solo cliccare sul tasto-icona che hai sul browser: puoi selezionare l’intera fonte, oppure solo il testo o una porzione grazie allo strumento “ritaglia”. E con Skitch puoi aggiungere note, indicazioni e spunte.

Hai archiviato il post nel taccuino dedicato al design, un taccuino condiviso con il tuo team. Basta un attimo, le fonti sono al sicuro e disponibili. Anche se non sei in ufficio, anche se hai trovato l’articolo prima di andare a pranzo o a cena.

E il tuo ufficio online?

Questa è solo una minima selezione dei tool utili per creare il tuo ufficio online. Sono strumenti che uso ogni giorno, e posso portare la mia testimonianza: funzionano. Fanno la differenza. Ma tu puoi aggiungere qualcosa a tutto questo, sono sicuro: come completi il tuo ufficio online? Cosa aggiungi a questa lista? Aspetto il tuo contributo nei commenti.

Riccardo Esposito

Blogger per Serverplan, webwriter freelance e autore di My Social Web. Scrivo ogni giorno. Ho pubblicato un libro dedicato al mondo del blogging. Ah, l'ho già detto che scrivo?




4 commenti su “8 tool fondamentali per il tuo ufficio digitale

  1. Ciao! Oltre a Google Drive utilizzo Mega, che da davvero molto spazio 5 giga!
    Per chi!lavora online con progetti e ha necessità di tenere traccia del tempo speso su determinati task consiglio Toggl, che si integra perfettamente con Trello. Inoltre posso stampre in pdf dei report che solitamente invio ai miei clienti.
    A volte torna utile Team Viewer per accedere da remoto ad altri computer. Mi capita di utilizzarlo per mostrare ad altri come utilizzare altri tool o er risolvere piccoli problemi del pc.
    Poi si, la lista é davvero lunga!

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